Arbeit aufteilen — Workstreams und Aufgaben

Es ist Anfang Oktober. Das Abi-Komitee sitzt zum dritten Mal zusammen, und noch immer hat niemand wirklich angefangen. Die Liste der Dinge, die erledigt werden müssen, ist lang: Location buchen, Catering organisieren, DJ anfragen, Abschlussfilm produzieren, Einladungen gestalten, Kasse führen, Schulleitung informieren, Dekoration planen, Getränke kalkulieren, Einlassregeln festlegen. Zwölf Punkte auf einem weißen Blatt Papier — und das Gefühl, dass man nicht weiß, wo man anfangen soll.

Dieses Gefühl ist fast universell. Es tritt auf, weil das Gehirn ein großes, unstrukturiertes Vorhaben als ein einziges riesiges Objekt wahrnimmt. Alles fühlt sich gleichzeitig dringend an, nichts fühlt sich abgeschlossen an, und niemand weiß genau, wer eigentlich für was verantwortlich ist.

Dass sie das lösen können, erfährt die Gruppe einen Abend später durch einen einfachen Trick: Sie schreiben alle Aufgaben auf Zettel, sortieren diese nach Themengruppen auf dem Tisch, und geben jeder Gruppe einen Namen. Plötzlich gibt es nicht mehr zwölf wilde Punkte, sondern fünf handhabbare Bereiche: Veranstaltungsort, Programm, Technik, Finanzen, Kommunikation. Jeder Bereich hat eine verantwortliche Person. Jeder Bereich hat eine eigene To-do-Liste.

Die Erleichterung im Raum ist spürbar.

Genau das beschreibt ein Kernprinzip erfolgreicher Projektplanung: Großes in Überschaubares zerlegen. Die professionelle Projektmanagement-Methode dahinter heißt Projektstrukturplan oder Work Breakdown Structure (PMI 2021, S. 156). Aber der Grundgedanke lässt sich genauso gut mit Zetteln auf einem Tisch umsetzen.

Doch nicht nur das Abi-Komitee kennt dieses Problem:

Hochschule, November: Die Fachschaft plant ihre Erstsemester-Einführungswoche. Es geht um Campus-Führungen, Abendveranstaltungen, Buddy-Matching, Informationsveranstaltungen, Social-Media-Posts und T-Shirt-Druck. Das Team hat sechs Wochen und sieben Personen. Ohne klare Struktur wird doppelt gearbeitet, manches vergessen.

Sportverein, März: Der Tennisclub feiert sein 40-jähriges Bestehen. Es gibt ein Turnier, ein Festessen, eine Ausstellung zur Vereinsgeschichte, Einladungen an Ehrenmitglieder und eine Pressemitteilung. Niemand weiß, wer sich um was kümmert.

FSJ, Februar: Tobias soll ein Benefizkonzert für die soziale Einrichtung organisieren — Bühne, Technik, Bands, Kasse, Werbung. Vier Wochen. Er allein.

In allen drei Fällen gilt: Das erste, was ein Projektteam tun muss, ist nicht anfangen zu arbeiten. Das erste ist, die Arbeit zu strukturieren.