Wenn etwas schiefgeht — Risiken und Probleme

Es ist vier Wochen vor dem Pfadfinder-Sommerlager. Das Lager wurde monatelang geplant: 40 Teilnehmende, eine Woche Zeltlager in der Eifel, Programm von morgens bis abends. Dann, an einem Dienstagabend, kommt eine E-Mail vom Grundstücksbesitzer: Er kann das Gelände aus persönlichen Gründen in diesem Sommer nicht zur Verfügung stellen.

Das Organisationsteam trifft sich zwei Tage später. Die erste Reaktion ist Panik. Die zweite Reaktion — nachdem sich die Panik gelegt hat — ist Problemlösung: Welche anderen Geländeoptionen gibt es? Welche Programmpunkte können flexibel angepasst werden? Was müssen die Teilnehmenden und ihre Eltern wissen, und bis wann?

Das Team findet innerhalb einer Woche ein Ausweichgelände. Das Lager findet statt.

Diese Geschichte hat eine andere Version, die weniger gut ausgeht: Das Team entscheidet sich, nichts zu kommunizieren, bis eine Lösung gefunden ist. Drei Wochen lang. Als sie endlich ein Ersatzgelände haben, sind zwei Teilnehmende wegen der langen Unsicherheit abgesprungen. Die Eltern sind verärgert, weil sie so lange im Unklaren gelassen wurden.

Das Problem in beiden Fällen war dasselbe. Die Konsequenzen waren komplett unterschiedlich — wegen der Art, wie das Team mit der Krise umging.

Ähnliche Momente gibt es in fast jedem Projekt:

Abi-Komitee: Der DJ sagt zwei Wochen vor der Feier ab. Der Antrag für die Schulaula wird abgelehnt. Ein Komitee-Mitglied fällt wegen Krankheit für drei Wochen aus.

FSJ-Einrichtung: Der Fahrdienst für den Wandertag teilt mit, dass er an dem Datum nicht kann. Der Kuchenbasar darf laut neuem Hygienekonzept nicht in der Form stattfinden wie geplant.

Fachschaft: Der Hauptredner für die Podiumsdiskussion sagt eine Woche vorher ab. Der Veranstaltungsraum hat plötzlich einen Doppelbuchungskonflikt.

Eigene Initiative: Die Crowdfunding-Kampagne für das Konzert erreicht nach zwei Wochen nur 30 % des Ziels. Der gebuchte Proberaum hat technische Probleme.

Keines dieser Probleme ist ungewöhnlich. Was zählt, ist nicht ob Dinge schiefgehen — sondern wie vorbereitet Sie sind, wenn sie es tun.